Assistant de réponse — guide d'installation et d'utilisation

Un outil qui rédige un premier brouillon de réponse à vos e-mails, à partir d'une consigne que vous écrivez en une phrase.

Il n'envoie jamais rien. Il prépare une réponse, l'ouvre dans Outlook, et c'est vous qui relisez, corrigez et envoyez — comme d'habitude.

Temps d'installation : 2 minutes. Rien à installer sur votre ordinateur, aucun droit administrateur nécessaire.

1. Installation

Dans Outlook, onglet Accueil → bouton Obtenir des compléments (ou Fichier → Gérer les compléments).
Dans le menu de gauche, cliquez sur Mes compléments.
Tout en bas, section Complément personnalisé → Ajouter un complément personnalisé → Ajouter à partir d'un fichier.
Choisissez le fichier d'installation téléchargé depuis la page d'accueil du service (bouton Télécharger le fichier d'installation).
Un avertissement s'affiche (c'est normal pour un outil interne) → Installer.

C'est fini. Ouvrez n'importe quel e-mail reçu : un bouton « Assistant de réponse » apparaît dans le ruban.

Si « Ajouter à partir d'un fichier » n'apparaît pas ou est grisé : l'installation manuelle est bloquée par la politique de l'entreprise sur votre compte. Ce n'est pas réparable de votre côté — signalez-le.

2. Utilisation

Ouvrez un e-mail auquel vous voulez répondre.
Cliquez sur Assistant de réponse dans le ruban. Un volet s'ouvre à droite.
Descendez jusqu'à « Rédaction assistée ».
Écrivez en une phrase ce que vous voulez répondre. Par exemple :
- accepte, propose jeudi 14h
- demande le devis détaillé avant de répondre
- remercie et dis que je regarde ça cette semaine
- refuse poliment, on n'a pas la capacité en ce moment
Cliquez sur Rédiger la réponse. Comptez quelques secondes.
Relisez le brouillon affiché, puis Ouvrir la réponse dans Outlook.
Une fenêtre de réponse s'ouvre, déjà remplie et rattachée à la conversation. Corrigez ce qui doit l'être, et envoyez vous-même.

La consigne est le cœur de l'outil

Plus votre phrase est précise, plus le brouillon est utile. Sans consigne, l'outil reste volontairement neutre : il accuse réception et annonce que vous reviendrez vers la personne, sans rien accepter ni refuser.

C'est délibéré. L'outil ne prend jamais de décision à votre place : il n'accepte pas, ne refuse pas, ne promet pas de date et ne confirme pas de montant, sauf si votre consigne le dit explicitement. Un brouillon trop prudent se corrige en dix secondes ; un refus envoyé par erreur, non.

Régler le ton

Dans le volet, section « Préférences stockées dans la boîte », vous pouvez écrire une note de style, par exemple « ton direct, phrases courtes, pas de formules longues ». Elle est enregistrée dans votre boîte aux lettres : elle vous suit si vous changez d'ordinateur, et personne d'autre ne la voit.

3. Ce que l'outil fait de vos e-mails

À chaque fois que vous cliquez sur Rédiger la réponse :

le message ouvert est lu par le serveur interne, uniquement celui-là ;
son contenu est envoyé à Mistral AI (entreprise française, données traitées en Europe) pour rédiger le brouillon ;
le brouillon revient dans le volet.

Ce qui n'est jamais fait :

aucun mot de passe n'est stocké, ni le vôtre ni celui de personne — le serveur reçoit une autorisation temporaire, valable pour ce message uniquement ;
aucun autre e-mail de votre boîte n'est lu ;
rien n'est envoyé sans vous ;
aucun brouillon n'est enregistré dans votre boîte.

Ce qui est conservé pour le suivi du pilote : le nombre de brouillons demandés et le volume traité, pour mesurer l'usage et le coût. Aucun contenu de message, aucun objet, aucun expéditeur, aucune consigne écrite n'est conservé.

4. Si ça ne marche pas

Ce que vous voyez	Ce que ça veut dire
Le volet reste blanc	Le serveur est injoignable, ou vous n'avez pas de réseau. Réessayez ; si ça persiste, signalez-le.
« Authentification requise »	Votre session Outlook n'a pas pu prouver votre identité. Fermez et rouvrez Outlook.
« Trop de brouillons demandés »	Limite horaire atteinte. Elle existe pour éviter les dérapages de coût ; attendez quelques minutes.
Le brouillon est à côté de la plaque	Reformulez la consigne plus précisément. C'est elle qui pilote le résultat.
Le brouillon parle d'une pièce jointe	Une pièce jointe n'est lue que si vous l'avez demandé, une par une. Sans cela, l'outil ne fait que répéter ce que l'expéditeur en dit — il ne le confirme pas, et vous ne devriez pas non plus avant d'avoir ouvert le document.

5. Ce qu'on attend de vous pendant le pilote

C'est un essai, pas un produit fini. Ce qui aide le plus :

quand un brouillon est bon, dites-le — c'est aussi utile que l'inverse ;
quand il est mauvais, dites quelle consigne vous aviez écrite ;
si l'outil vous fait gagner du temps, dites approximativement combien ;
si vous cessez de l'utiliser, dites pourquoi. C'est l'information la plus précieuse et la plus rarement remontée.